El éxito de un evento no solo
depende de cómo se desarrolle, es muy importante su planificación y la organización antes, durante y después.Aquí os ponemos 10 consejos para conseguirlo:
Establezca objetivos claros. Cuanto más sepa acerca de lo que quiere obtener, hará más sencillo lograrlo. ¿Pretende educar a sus asistentes, establecer una red de contactos, intercambiar información o venderles un producto?. DEFINA SU OBJETIVO.
Elija el lugar adecuado. Determine primero qué aspectos son importantes a la hora de elegir el sitio donde se realizará el evento, localización, número de asistentes, costo, comodidad o aspectos técnico. Defina sus necesidades en una hoja de especificaciones del evento en orden de prioridad, le permitirá estar enfocado a la hora de elegir. Visite personalmente los sitios antes de tomar la decisión. HAGA UN INSPECCION PREVIA AL EVENTO.
Fije la fecha. Dependiendo del propósito del evento,
existen numerosos factores a considerar, (época mas conveniente para los
asistentes, disponibilidad de los oradores, tarifas hoteleras, temporadas,
clima) ser flexible con la fecha del acontecimiento puede ayudar a reducir
tarifas del sitio y otros costos. DECIDA DOS ALTERNATIVAS.
Haga un presupuesto. Lo importante de un presupuesto no es tener en cuenta todos los detalles sino apegarse a él. Si espera que el evento se pague a sí mismo o produzca un beneficio, estudie cifras de eventos similares y haga una proyección realista. FIJESE UN MAXIMO.
Planee como usará el espacio. La naturaleza del evento y el número de participantes determinara cómo organizar el salón. Tenga en cuenta aspectos como número de expositores, metodología del evento (foro, conferencia, panel). NO SIEMPRE EL ESPACIO MAS ESPECTACULAR ES EL MAS IDONEO.
Ayudas audiovisuales. Si tiene oradores invitados, conozca sus requerimientos en cuanto a ayudas audiovisuales, si tiene varias sesiones al tiempo, necesita un técnico rotando por cada dos o tres salones, y adicionalmente uno asignado para el evento principal. Es una ventaja contar con equipos de respaldo. PIENSE QUE UN FALLO EN AUDIOVISUALES PUEDE TIRAR AL TRASTE EL EVENTO.
Seleccione la comida y las bebidas teniendo en cuenta las necesidades de los participantes. Este siempre es un punto crítico en la organización de un evento, compare las ventajas económicas y logísticas, entre un buffet o un servicio regular. CONOZCA A SUS INVITADOS Y SUS NACIONALIDADES PARA EVITAR SORPRESAS.
Facilite el registro de su evento. Diseñe un registro ágil y sencillo, así sus asistentes no se perderán el inicio del evento. Disponga una persona como referencia, para que ubique a las personas en la línea correcta y responda las preguntas frecuentes. Trate de tener varios puntos de atención. INFORME SIEMPRE PREVIO AL EVENTO DEL PROGRAMA.
Haga que sus patrocinadores, oradores y VIP se sientan cómodos y bien atendidos. Recíbalos como se merecen, ubíquelos y pregúnteles que necesitan para estar cómodos. Ubique un lugar especial para los oradores donde se puedan preparar, tomar café o interactuar con otros oradores. UN CLIENTE CONTENTO ABRE INFINIDAD DE OPORTUNIDADES.
Haga un presupuesto. Lo importante de un presupuesto no es tener en cuenta todos los detalles sino apegarse a él. Si espera que el evento se pague a sí mismo o produzca un beneficio, estudie cifras de eventos similares y haga una proyección realista. FIJESE UN MAXIMO.
Planee como usará el espacio. La naturaleza del evento y el número de participantes determinara cómo organizar el salón. Tenga en cuenta aspectos como número de expositores, metodología del evento (foro, conferencia, panel). NO SIEMPRE EL ESPACIO MAS ESPECTACULAR ES EL MAS IDONEO.
Ayudas audiovisuales. Si tiene oradores invitados, conozca sus requerimientos en cuanto a ayudas audiovisuales, si tiene varias sesiones al tiempo, necesita un técnico rotando por cada dos o tres salones, y adicionalmente uno asignado para el evento principal. Es una ventaja contar con equipos de respaldo. PIENSE QUE UN FALLO EN AUDIOVISUALES PUEDE TIRAR AL TRASTE EL EVENTO.
Seleccione la comida y las bebidas teniendo en cuenta las necesidades de los participantes. Este siempre es un punto crítico en la organización de un evento, compare las ventajas económicas y logísticas, entre un buffet o un servicio regular. CONOZCA A SUS INVITADOS Y SUS NACIONALIDADES PARA EVITAR SORPRESAS.
Facilite el registro de su evento. Diseñe un registro ágil y sencillo, así sus asistentes no se perderán el inicio del evento. Disponga una persona como referencia, para que ubique a las personas en la línea correcta y responda las preguntas frecuentes. Trate de tener varios puntos de atención. INFORME SIEMPRE PREVIO AL EVENTO DEL PROGRAMA.
Haga que sus patrocinadores, oradores y VIP se sientan cómodos y bien atendidos. Recíbalos como se merecen, ubíquelos y pregúnteles que necesitan para estar cómodos. Ubique un lugar especial para los oradores donde se puedan preparar, tomar café o interactuar con otros oradores. UN CLIENTE CONTENTO ABRE INFINIDAD DE OPORTUNIDADES.
Apoyese en Redes Sociales. Si es importante la organización y desarrollo del evento, es aun mas importante si cabe que se hable de el y que la gente interactue. CUANTA MAS GENTE HABLE DE TI MAS IMAGEN DE MARCA.
Fuente: degerencia y www.ev-eventosvalencia.es
No hay comentarios:
Publicar un comentario